Grâce à l’évolution technologique, les entreprises procèdent actuellement à la gestion électronique de leurs données. Notamment pour la gestion des factures, la facturation électronique devient une obligation. Cet article vous informe sur la définition de ce qu’est une facture électronique, quelles sont les informations que doivent y figurer et évoque les avantages ainsi que les inconvénients de son utilisation.
Facture électronique : sa définition
Une facture électronique est une facture établie uniquement en numérique. Cela dit, il n’existe pas une facture en version papier et tout est enregistré sous deux formats : soit en PDF soit en EDI (Echange de Données Informatiques).
Facture électronique : les informations nécessaires
On dit qu’une facture électronique est conforme si elle respecte les trois exigences suivantes :
- La lisibilité : une facture facile à comprendre et à lire.
- L’intégrité des données : elle doit faire preuve d’une garantie qu’aucune modification n’a été réalisée.
- L’authenticité de son origine : l’émetteur de donnée doit être identifié et authentifié.
En établissant une bonne facture, les informations suivantes sont nécessaires, voire obligatoires :
- La date d’établissement du document.
- Le numéro de la présente facture.
- Les identités de l’émetteur et du destinataire, que ce soit un client ou un fournisseur.
- La désignation du produit ou du service ainsi que la quantité.
- Le numéro et le taux du TVA.
- La date de la vente ou de la prestation du service.
- La totalité du montant HT et TTC.
Facture numérique : ses avantages
Parmi les nombreux avantages qu’on peut citer, on considère cinq grands atouts d’utiliser la facture électronique.
- Diminution majeure de l’économie
La réduction des coûts est la première raison pour qu’une entreprise adopte la facture électronique. Avec une diminution des coûts de traitement allant jusqu’à 60 à 80 %, la gestion électronique est une occasion économique considérable.
- Réduction du délai
Le traitement de facture électronique est facile, cela permet d’automatiser le paiement, les relances et les rappels auprès du client ou du fournisseur.
- Fiabilité de la qualité
En favorisant la saisie électronique, les factures sont plus qualifiées. Les erreurs ne sont plus fréquentes car on peut les détecter facilement et rapidement.
- Productivité des équipes en hausse
Grâce à cette digitalisation, les tâches des comptables sont faciles à effectuer. Par conséquent, ils sont plus rapides et plus à l’aise dans leur métier.
- Une image moderne et en valeur
En établissant des factures électroniques, l’entreprise porte des valeurs fortes :
- Écologiques car l’impression de papier diminue.
- Technologique car l’activité de l’entreprise se fait électroniquement.
Gestion électronique : ses inconvénients
Même si la gestion électronique est avantageuse, on trouve encore des inconvénients en la faisant. Les désavantages de cette technique sont alors :
- Augmentation du débit Internet
Puisque les tâches se font en ligne, tout va dépendre de la connexion Internet. Il serait mieux d’assurer un forfait à haut débit pour éviter le ralentissement des tâches.
- Taux de disponibilité de serveurs fort demandé
Il faut demander auprès de fournisseur de logiciel en ligne, car une meilleure gestion nécessite un taux de disponibilité large.
- Les données sont sauvegardées par le fournisseur.
Il faut penser à archiver les documents quelque part au cas où le fournisseur est défaillant.
- Disparition du fournisseur
À cause de la défaillance, le fournisseur utilisé pourrait disparaître et les informations seront perdues.
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