La gestion de la permanence téléphonique médicale demande du temps et des compétences. Or, les médecins ne disposent pas toujours de temps et des ressources nécessaires pour mener à bien cette mission. De ce fait, ils optent pour l’externalisation de cette tâche. Des entreprises spécialisées en télésecrétariat médical proposent actuellement des prestations complètes pour aider les professionnels de santé à gérer et à améliorer leur permanence téléphonique médicale.
Traiter et filtrer les appels téléphoniques
Un service de télésecrétariat médical est amené à gérer l’accueil téléphonique des praticiens et des centres de santé. Dans la réalisation de ses missions, les télésecrétaires médicaux se chargent d’accueillir principalement les appels entrants des patients. Au quotidien, ils peuvent traiter toutes sortes de demandes, des plus simples aux plus complexes.
Dans certains établissements médicaux, le téléphone peut sonner tout au long de la journée. Or, il est indispensable de traiter chaque appel. Ce qui démontre clairement qu’il s’agit d’une mission très chronophage. En optant pour le télésecrétariat médical, les praticiens et l’équipe médicale pourront se focaliser librement sur le cœur de métier, c’est-à-dire se concentrer sur les consultations et soigner les malades.
En règle générale, les appels provenant des patients peuvent concerner différents sujets. Les requêtes peuvent concerner des questions sur une pathologie ou une ordonnance. Il y a également certains appels transmis pour une prise ou une annulation d’un rendez-vous. Certains patients appellent pour déplacer l’horaire d’un examen ou d’une consultation. Dans certains cas, certains interlocuteurs souhaitent transmettre ou bien obtenir des informations concernant un suivi médical. Mais les cabinets ou centres de santé ne sont pas non plus épargnés des démarchages commerciaux excessifs. Tous ces appels, le télésecrétariat médical doit y faire face. Expert dans le domaine de la permanence téléphonique, les télésecrétaires ont la capacité de les filtrer par ordre de priorité. Cela est occasionné par leur capacité d’analyse et d’écoute.
Gérer le planning des consultations et des rendez-vous
En plus de la gestion des appels entrants venant des patients, un service de télésecrétariat médical se charge également de la gestion optimale des rendez-vous pour un soin thérapeutique, un examen clinique, une intervention chirurgicale et une consultation médicale.
Sachant que l’agenda est la clé d’une bonne organisation, il est indispensable que chaque tâche y soit notée en fonction de la disponibilité des praticiens. Le rythme des journées de travail et l’activité du centre de santé en dépendent clairement. De ce fait, les télésecrétaires médicaux doivent être capables de bien les renseigner et les optimiser en fonction des consignes et des obligations de l’équipe médicale.
Tout doit être bien enregistré, que ce soit les rendez-vous annulés ou encore les dossiers médicaux particuliers, sans oublier les urgences. Chaque situation doit être positionnée sur le créneau horaire adapté. Pour optimiser cette tâche, certains praticiens couplent le télésecrétariat médical avec des logiciels de prise de rendez-vous en ligne.
Soigner la relation patientèle
Un service de télésecrétariat médical est une entité incontournable pour soigner et renforcer la relation patientèle. Un télésecrétaire est une sorte d’intermédiaire entre les patients et les médecins. Contrairement aux outils numériques actuels, les interactions durant les appels se font de manière directe. Il devient l’unique voix et le porte-parole des médecins.
Même en opérant à distance, il s’agit d’une personne humaine sur qui les patients peuvent compter. Comme affirmé précédemment, il se charge de répondre au téléphone, à conseiller sur un souci, à prendre les messages, à écouter tous types de problèmes… Il aide grandement à mettre les patients en confiance. Sachant qu’il travaille dans un domaine sensible, il dispose de compétences relationnelles particulières pour rassurer et est bienveillant envers les patients. Il a donc un grand rôle à jouer dans le domaine médical en plus de ses tâches principales.
0 commentaire